Institut National du Service Public (INSP)
Management /Direction

Informations sur l'entreprise

Nom de l'entreprise : Institut National du Service Public (INSP)
Ville : strasbourg 67000

Détails du contrat

Type de contrat : cdd
Type de métier : Assistante / Assistant de direction
Date de publication: 22/12/2021
Offre

A propos du recruteur

Description du poste

Missions Assurer le secrétariat particulier du Directeur de l’INSP Assister le Directeur dans l’organisation et la planification quotidienne de ses activités en lien avec le cabinet du directeur Assurer un rôle d’interface entre les directions et services de l’École et l’extérieur Activités principales Accueil :Téléphonique et physique Application et contrôle des règles de protocole Organisation et suivi des agendas et déplacements :Gestion de l’agenda du directeur : planification, prise de rendez-vous et organisation logistique des réunions et entretiens du directeur, coordination des échéances (planning interne et externe), Prise en charge logistique des déplacements et missions du directeur : ordre de mission, transport, hébergement, restauration, etc. Secrétariat :Gestion des affaires réservées du Directeur Enregistrement, traitement et suivi du courrier et courriels, diffusion dans les services Traitement des messages et des contacts Traitement et suivi des parapheurs des directions et des fiches de circulation Rédaction, mise en forme et relecture de courriers, notes, comptes rendus de réunions, argumentaires, fiches synthétiques, attestations, envoi du rapport annuel et réponses aux vœux Préparation des dossiers journaliers du directeur (rédaction d’éléments, suivi des demandes faites aux différentes directions pour la constitution des dossiers, relecture et synthèse des éléments reçus de la part des directions pour les dossiers du directeur) Veille active dans le périmètre des activités et missions du Directeur Contribution à la mise en place de procédures Mise à jour des bases de données (fichiers, annuaires), préparation et suivi de tableaux de bord et statistiques Gestion :Suivi des dépenses : demande de devis, suivi des factures Classement et archivage

Profil recherché

Ce recrutement est ouvert aux personnels titulaires de catégorie B ou C, ainsi qu'aux personnels contractuels. Compétences attendues Savoirs Connaissances générales du fonctionnement et de l’organisation de la fonction publique Une bonne connaissance des règles de protocole serait un atout (une formation interne pourra être dispensée à l’arrivée de l’agent) Connaissances de la gestion budgétaire Savoir-faire Maîtrise des techniques de secrétariat Capacités d’analyse et de synthèse Capacité d’anticipation, de planification et de respect des délais Capacité à prendre des initiatives et proposer des solutions Capacité de veille et d’alerte pour la direction Gérer des priorités et des situations d’urgence Maîtrise de la rédaction d’écrits administratifs Rendre compte de son activité Accueillir un public multiculturel et gérer des interlocuteurs de haut niveau (experts, diplomates, …), application des règles protocolaires, Travailler en équipe et en transversalité Capacité à animer un réseau de pairs Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook), outils collaboratifs et logiciels de scolarité, de gestion et de déplacements Appliquer les procédures et les règles de façon très rigoureuse Savoir-être Respect de la confidentialité et des consignes Sens de l’organisation, rigueur et méthodologie Réactivité, adaptabilité, dynamisme Autonomie et polyvalence Force de proposition Curiosité intellectuelle Excellent relationnel Loyauté Esprit d’équipe Sens de la diplomatie Discrétion Sens du service Qualifications Niveau de diplôme - formation initiale : Niveau 5 (Bac+2 assistant manager) Expérience : 5 à 10 ans d’expérience confirmée sur poste similaire

Permis :

Langues :