Présidence de la République

Administratif

Le chargé de projet contribue à l’organisation de la coordination de tous les événements présidentiels, à caractère diplomatique ou national, au Palais, en France et à l’étranger. Il concourt au respect des grandes priorités de la présidence, en termes de qualité du service rendu, d'innovation/de modernisation et de maîtrise de la dépense publique. Ambition - Garantir au cabinet une offre de services pour l’organisation coordonnée d’un événement dans sa globalité - Assurer le soutien logistique nécessaire à l’accueil d’invités ou au déplacement d’agents de la présidence. Activités opérationnelles Invitations/accueil - Constituer un fichier invités - Garantir l’envoi d’invitations et le suivi des participations en temps quasi réel - Alimenter et tenir à jour une base de contacts - Proposer des plans de placement y compris protocolaires - Organiser l’accueil des invités au Palais et, en tant que de besoin, en déplacement Gestion des prestations et référentiels voyages - Centraliser toutes les réservations de billetterie (avions commerciaux ou train), les locations de voiture, contractualiser avec les prestataires, actualiser les demandes - Organiser l’hébergement et la restauration, les pré et post acheminements aéroport/gare des délégations techniques Coordination logistique - Recenser toutes les expressions de besoins logistiques des différents services - Alimenter des outils de gestion de projet partagés (dossiers, agendas, logiciels…) - Tenir un tableau de bord de soutien logistique - Contribuer au suivi budgétaire

SAVOIR-FAIRE - Gestion logistique d’événements simultanés - Maîtrise des outils bureautiques et en particulier d’Excel - Bonnes capacités rédactionnelles - Maîtrise de l’anglais et de toute autre langue appréciée QUALITES REQUISES - Organisation, capacité à anticiper et à gérer l’imprévu - Rigueur et méthode - Aptitude à travailler en équipe et en mode projet - Respect de la confidentialité et capacité à interagir avec des interlocuteurs de haut niveau